《河南省電子文件歸檔與電子檔案管理辦法實施細則》及解讀

河南省電子文件歸檔與電子檔案管理辦法實施細則

第一章 總 則

第一條 為進一步規(guī)范全省電子文件歸檔與電子檔案管理工作,確保電子檔案的真實、完整、可用和安全,根據(jù)《河南省電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》,結合全省實際,制定本實施細則(以下簡稱“細則”)。

第二條 本細則所稱電子文件，是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織(以下簡稱各單位)在處理公務過程中,通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄,包括公文管理系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)、行政審批系統(tǒng)等(以下簡稱各業(yè)務系統(tǒng))形成的電子文件。

本細則所稱電子檔案,是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。本細則所稱元數(shù)據(jù),是指描述電子文件和電子檔案的內容、結構、背景及其管理過程的數(shù)據(jù)。

涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當符合國家有關保密法律法規(guī)的規(guī)定。

第三條 河南省政務網(wǎng)“一網(wǎng)通辦”前提下“最多跑一次”事項電子文件歸檔與電子檔案管理另行規(guī)定。紙質檔案數(shù)字副本(數(shù)字掃描件)的管理可參照本細則執(zhí)行。

第四條 電子文件歸檔與電子檔案管理應當遵循其形成和利用的規(guī)律,遵循以下原則:

(一)統(tǒng)一管理。對電子檔案管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃,統(tǒng)一管理制度,對具有保存價值的電子文件實行集中管理。

(二)全程管理。對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理,確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。

(三)標準規(guī)范。制定統(tǒng)一標準和規(guī)范,對電子檔案實行規(guī)范化管理。

(四)便于利用。發(fā)揮電子檔案高效、便捷的優(yōu)勢,對電子檔案提供分層次、分類別共享應用。

(五)安全保密。按照國家有關法律法規(guī)和規(guī)范標準的要求,采取有效技術手段和管理措施,確保電子檔案信息安全。

第五條 各單位應當做好電子文件歸檔與電子檔案管理工作,建立協(xié)調制度,明確管理職責,規(guī)范工作流程,落實保障措施,確保各業(yè)務系統(tǒng)形成的電子文件及時歸檔和科學管理,確保進館范圍的電子檔案按時移交。

各單位文秘和業(yè)務部門負責電子文件的收集、處理和歸準建設和完善業(yè)務系統(tǒng)的電子文件歸檔功能,做好業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的對接。

第六條 各級檔案行政管理部門負責對本行政區(qū)域內電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,負責提出各業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔功能需求,負責電子檔案管理系統(tǒng)的建設與應用培訓。各級國家綜合檔案館負責電子檔案接收和電子檔案管理。

第七條 電子檔案管理系統(tǒng)是開展電子文件歸檔和電子檔案管理工作的必要條件。各單位應當積極使用檔案行政管理部門統(tǒng)一建設的電子檔案管理系統(tǒng),也可以按國家相關要求自建電子檔案管理系統(tǒng)。

第八條 符合《中華人民共和國電子簽名法》的規(guī)定,嚴格按照國家電子文件與電子檔案管理標準規(guī)范要求形成和管理的電子公文、電子檔案與紙質公文、紙質檔案具有同等的法律效力。由全省各級國家綜合檔案館或各單位檔案部門出具的電子檔案證明與紙質檔案證明具有同等的法律效力。

第二章 電子文件歸檔

第九條 反映各單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)均應歸檔。

文書類電子文件的歸檔范圍參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》,元數(shù)據(jù)參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 46-2009),應歸檔的元數(shù)據(jù)至少包括:

(一)題名、文件編號、責任者、日期、機構或問題、保管期限、密級、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、文檔創(chuàng)建程序等文件實體元數(shù)據(jù)。

(二)記錄有關電子文件擬制、辦理活動的業(yè)務行為、行為時間和機構人員名稱等元數(shù)據(jù),應記錄的擬制、辦理活動包括:發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)復核、登記、用印、核發(fā)等,收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等。

照 片、錄音錄像檔案歸檔范圍參照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-2014),照片檔案應歸檔的元數(shù)據(jù)參照《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 54-2014),錄音錄像檔案應歸檔的元數(shù)據(jù)參照《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T 63-2017)。

科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 11822-2008、DA/T 28-2002等標準執(zhí)行。

各種專業(yè)類電子文件歸檔范圍按照國家相關規(guī)定執(zhí)行。

郵件類電子文件的歸檔范圍按照DA/T 32-2005等完整地收集歸檔電子文件及其組件。電子文件內容信息與其形成時保持一致,包括但不限于以下6方面的要求:

(一)同一業(yè)務活動形成的電子文件應齊全、完整。

(二)電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應齊全、完整。

(三)在計算機輔助設計和制造過程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、設計與工藝變更通知等電子文件及其組件應齊全、完整。

(四)錄音錄像類電子文件應能客觀、完整地反映業(yè)務活動的主要內容、人物和場景等。

(五)以專有格式存儲的電子文件不能轉換為通用格式時,應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等。

第十一條 電子文件可以件為單位進行整理,也可根據(jù)實際以卷為單位進行整理。整理活動應保持電子文件內在聯(lián)系,建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關聯(lián);電子文件的保管期限分為永久、定期30年和定期10年;電子文件的整理可參照《歸檔文件整理細則》(DA/T 22-2015)執(zhí)行。

業(yè)務系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)應當內嵌電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表,輔助單位文秘和業(yè)務部門完成電子文件分類、保管期限鑒定、排序、命名和存儲等整理工作。

歸檔的涉密電子文件與非涉密電子文件應當統(tǒng)一編制檔號,涉密電子文件要單獨管理。歸檔的電子文件與紙質文件應當保持檔號一致。

第十二條 電子文件歸檔工作主要基于業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能和電子檔案管理系統(tǒng)自動實現(xiàn),包括電子文件的采集、著錄、轉換、組件、編號、封裝、檢測、登記和移交等多個環(huán)節(jié)。

第十三條 各單位文秘或業(yè)務部門應當從業(yè)務系統(tǒng)采集電子文件及其元數(shù)據(jù)進行預歸檔(實時歸檔),待一個年度、一個項目或一個事項的全部電子文件及其元數(shù)據(jù)收集齊全后,再按歸檔要求進行整理并形成歸檔信息包,歸檔信息包檢測合格之后移交單位檔案部門。

第十四條 電子文件歸檔通常采用在線方式,不具備條件時允許采用離線方式。

采用在線歸檔方式的單位,應當建立業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口,自動從業(yè)務系統(tǒng)中捕獲需歸檔的電子文件和元數(shù)據(jù),形成預歸檔信息包(見附件1),在線提交到電子檔案管理系統(tǒng)的預歸檔庫。

采用離線歸檔方式的單位,應當從業(yè)務系統(tǒng)中導出規(guī)范的預歸檔信息包,保存在脫機載體并導入電子檔案管理系統(tǒng)的預歸檔庫。

加密的電子文件應當解密后進行預歸檔,壓縮的電子文件應當解壓縮后進行預歸檔。

第十五條 電子文件應當采用符合國家規(guī)定的、適合長期保存的文件格式歸檔,非通用格式電子文件應在歸檔前轉換為通用格式。通用格式主要包括下列文件格式:

(一)文書類電子文件采用符合國家標準的版式文檔格式,如PDF、OFD;

(二)照片類電子文件采用JPEG、TIFF等格式。

(三)音頻類電子文件采用WAV、MP3等格式。

(四)視頻類電子文件采用MPG、MP4、AVI等格式。

(五)公務電子郵件以EML格式,網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

(六)以數(shù)據(jù)庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件,按照GB/T18894-2016規(guī)定執(zhí)行。

第十六條 各單位文秘或業(yè)務部門應當按歸檔要求完成歸檔電子文件組件、編制檔號和封裝等整理工作。應當利用電子檔案管理系統(tǒng),以檔號為唯一標識,建立元數(shù)據(jù)(包括目錄數(shù)據(jù))與電子文件一一對應的關系,形成歸檔信息包(見附件2)。

第十七條 歸檔信息包向單位檔案部門移交時應當符合下列要求:

(一)業(yè)務部門和檔案部門應當分別對歸檔信息包內電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測,檢測合格率達到100%才能移交、接收。文書類電子文件檢測可參照《文書類電子檔案檢測一般要求》(DA/T 70-2018)執(zhí)行。

(二)業(yè)務部門和檔案部門應當填寫《電子文件歸檔登記表》(見附件3),并由雙方共同簽章確認(可以采用電子簽章),才能完成歸檔交接工作。

第十八條 文書類電子文件的歸檔工作應當在電子文件形成的次年6月底前完成。其他門類電子文件的歸檔工作完成時間按相關規(guī)定執(zhí)行。

第三章 電子檔案移交

第十九條 各級國家綜合檔案館應當制定電子檔案年度接收計劃,確保電子檔案移交、接收工作有序進行。

第二十條 屬于各級國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案,應當自形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。

對有特殊要求的電子檔案,可以適當延長移交時間。涉密電子檔案應用涉密介質離線移交。

第二十一條 移交的電子檔案應當符合下列要求:

(一)電子檔案及其元數(shù)據(jù)和目錄文件一起移交。

(二)電子檔案有相應紙質、縮微制品等載體的,在元數(shù)據(jù)中著錄相關信息。

(三)特殊格式的電子檔案與其讀取平臺一起移交。

(四)對移交的涉密電子檔案要進行解密審核,提出解密意見。

(五)對移交電子檔案進行開放審核,提出開放或控制意見。

第 二十二條 電子檔案移交的流程包括數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢驗和數(shù)據(jù)移交等,可基于電子檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。

第二十三條 移交單位應當對需要移交的電子檔案進行組織,生成符合要求的電子檔案移交數(shù)據(jù)存儲結構(見附件4)。

第二十四條 移交單位檔案部門應當根據(jù)相關要求檢測需要移交的電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性,檢測合格后才能移交。文書類電子檔案檢測可參照《文書類電子檔案檢測一般要求》(DA/T 70-2018)執(zhí)行。

第二十五條 移交單位可以在線移交電子檔案,也可以離線移交電子檔案。

第二十六條 在線移交時,移交單位應當基于電子檔案管理系統(tǒng)通過符合安全要求的網(wǎng)絡在線傳輸電子檔案。

第二十七條 離線移交電子檔案應滿足以下基本要求:

(一)移交單位應當使用耐久性好的一次性寫入光盤作為離線移交載體。光盤應符合《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》(DA/T 38)的要求。

(二)移交單位應當向國家綜合檔案館移交一套光盤,光盤應單個裝盒。

(三)存儲電子檔案的光盤標簽面和光盤盒面應當分別標注反映其內容的標簽,標簽的標注方法見附件5。

(四)光盤內同時存儲說明文件、目錄文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)等,光盤內電子檔案的存儲結構見附件4。

第二十八條 移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位保存至少5年。

第四章 電子檔案接收

第二十九條 各級國家綜合檔案館通過電子檔案管理系統(tǒng)完成電子檔案數(shù)據(jù)的檢驗、辦理交接手續(xù)、接收、遷移、轉換、存儲等工作。

第三十條 各級國家綜合檔案館接收電子檔案時,應當檢查電子檔案是否屬于進館范圍,檢測電子檔案是否符合真實性、完整性、可用性和安全性要求,合格后才能接收。

第三十一條 電子檔案經(jīng)檢測合格后,移交單位和國家綜合檔案館應當填寫《電子檔案移交與接收登記表》(見附件6),并由交接雙方共同簽章確認(可以采用電子簽章),并存檔備查,完成電子檔案交接手續(xù)辦理。

第三十二條 各級國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案進行妥善保存,并將電子檔案移交接收過程形成的交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到電子檔案元數(shù)據(jù)中。

第三十三條 各級國家綜合檔案館應當對離線接收的電子檔案光盤載體保存5年以上,并按照《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》(DA/T 38)的要求進行管理。

第五章 電子檔案保管

第三十四條 各單位檔案部門和各級國家綜合檔案館應當根據(jù)自身保管的電子檔案數(shù)據(jù)量和不同的保管要求,配備電子檔案保管的設施設備,包括滿足不同應用需要的局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡環(huán)境;配備與電子管理系統(tǒng)相適應、滿足電子檔案長期保存需要的系統(tǒng)硬件、基礎軟件和存儲備份設備及防火墻、殺毒軟件等安全設施。

第三十五條 各單位檔案部門和各級國家綜合檔案館應按照國家主管部門有關要求建立電子檔案安全防護體系,執(zhí)行嚴格的安全管理制度。

第三十六條 各單位檔案部門和各級國家綜合檔案館應當對保管的電子檔案進行定期檢測,檢測方法包括自動檢測和人工檢測。

自動檢測方法主要用于檢測在線存儲的電子檔案,每年全部檢測一次。

人工檢測方法主要用于檢測離線存儲的電子檔案,每2年抽檢一次,抽檢率不低于電子檔案總量的10%。

第三十七條 各單位檔案部門和各級國家綜合檔案館應當建立電子檔案備份制度,對電子檔案實施在線備份和離線備份,離線備份數(shù)據(jù)至少二套,一套封存保管,一套同城備份。各級國家綜合檔案館重要電子檔案應當實現(xiàn)3-2-1的異地、異質備份機制,至少保存3套數(shù)據(jù),至少保存到2種不同介質上,至少1套數(shù)據(jù)離線異地保存。

第三十八條 電子檔案保管機構應當針對不同的存儲載體建立滿足要求的保存環(huán)境,以實現(xiàn)電子檔案存儲載體的長期保存:

(一)磁性載體。置于溫濕度適宜、遠離外磁場、避光、清潔的環(huán)境,相對濕度變化范圍為40%~60%,溫度變化范圍為15~27℃,滿足《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T 15-1995)相關要求。

(二)光盤。置于溫濕度適宜、避光、清潔的環(huán)境,相對濕度變化范圍為20%~50%,溫度變化范圍為17~20℃,滿足《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》(DA/T38-2008)相關要求。

第三十九條 電子檔案運行的軟硬件環(huán)境、存儲載體等發(fā)生變化時,應當及時組織數(shù)據(jù)遷移、轉換。反映電子檔案的檢測、備份、遷移和轉換等過程的信息應當記錄和保存。

第四十條 電子檔案的銷毀應當執(zhí)行國家有關檔案銷毀的規(guī)定,并采用技術手段確保徹底銷毀。涉密電子檔案的銷毀,按照涉密管理相關規(guī)定,交由同級保密部門集中銷毀。

第六章 電子檔案利用

第四十一條 各單位和各級國家綜合檔案館應當配備電子檔案利用的軟硬件設備,包括計算機、觸摸屏設備、電子檔案利用系統(tǒng)等。建立健全相關制度,采取有效措施保證電子檔案面對不同用戶得到方便快捷的利用。

第四十二條 各單位屬于信息公開與共享利用范圍的電子檔案,依據(jù)《中華人民共和國政府信息公開條例》《河南省政務信息資源共享管理暫行辦法》,及時公開共享利用。

不屬于信息公開與共享利用范圍的電子檔案,在規(guī)定范圍內提供利用。

第四十三條 各級國家綜合檔案館應當對館藏電子檔案進行審查和鑒定,依托互聯(lián)網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)面向不同用戶提供電子檔案利用,依托政務網(wǎng)建設全省檔案資源共享平臺,實現(xiàn)異地查詢、跨館出證?？刂剖褂玫碾娮訖n案在提供利用時應當履行審批程序。各單位應當配合國家綜合檔案館對已滿開放時限的檔案進行開放審核,確保電子檔案安全利用。

第七章 獎勵與懲處

第四十四條 各級檔案行政管理部門應當加強電子文件歸檔與電子檔案管理的檢查與考核,對在電子文件歸檔與電子檔案管理工作中取得突出成績的單位或者個人,應當按規(guī)定給予表彰或者獎勵。

第四十五條 各單位在電子檔案管理工作中,有下列情形之一的,由縣級以上檔案行政管理部門責令限期整改;情節(jié)嚴重的,由有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他責任人員按照有關規(guī)定給予相應的處分:

(一)不按照規(guī)定歸檔電子文件和移交、接收電子檔案的。

(二)電子文件與電子檔案管理不符合真實、完整、可用和安全保密要求的。

(三)擅自提供、復制、公布、銷毀、出賣電子檔案的。

(四)損毀、丟失、篡改、偽造電子檔案,以及玩忽職守造成電子檔案損失的。

有前款(三) (四)項情形且涉嫌犯罪的,要依法追究其刑事責任。

第八章 附 則

第四十六條 本細則由河南省檔案局負責解釋。

第四十七條 各市、縣(區(qū))檔案行政管理部門可參照本細則執(zhí)行或者制定具體實施細則。

第四十八條 本細則自發(fā)布之日起施行。