檔案整理收藏丨計劃生育檔案、出生醫(yī)學證明檔案管理辦法

浙江省出生醫(yī)學證明檔案管理辦法

第一條 為了加強出生醫(yī)學證明檔案管理，維護檔案真實、完整、安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《浙江省<出生醫(yī)學證明>管理規(guī)定（試行）》等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱出生醫(yī)學證明檔案是指國家統(tǒng)一印制，以省、自治區(qū)、直轄市為單位統(tǒng)一編號，并依據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》出具的，證明嬰兒出生狀態(tài)、血親關(guān)系，申報國籍、戶籍，取得公民身份號碼的法定醫(yī)學證明存根及相關(guān)信息、申領材料等具有保存價值的文件材料。出生醫(yī)學證明檔案是國家民生檔案的重要組成部分。

第三條 簽發(fā)《出生醫(yī)學證明》的助產(chǎn)機構(gòu)和管理機構(gòu)（以下統(tǒng)稱出生醫(yī)學證明檔案保管單位），負責本機構(gòu)簽發(fā)的出生醫(yī)學證明檔案的保管。

出生醫(yī)學證明檔案保管單位應當明確檔案保管人員，保證管理必需的設施、場所和經(jīng)費，確保檔案安全，并適應檔案管理現(xiàn)代化的要求，配備相應的技術(shù)設備。

各級衛(wèi)生行政管理部門、檔案行政管理部門應當在各自職責權(quán)限范圍內(nèi)對出生醫(yī)學證明檔案管理工作進行依法指導、監(jiān)督。

第四條 出生醫(yī)學證明檔案的歸檔范圍主要包括以下內(nèi)容：

（一）《出生醫(yī)學證明》存根。

（二）《出生醫(yī)學證明》申領表。

（三）其他文件材料：未按時申領《出生醫(yī)學證明》情況說明、親子鑒定證明、派出所出具的證明材料、其他應當保存的相關(guān)文件材料及《出生醫(yī)學證明》簽發(fā)登記本。

第五條 屬于歸檔范圍的文件材料應當在辦理完畢后3個月內(nèi)歸檔至出生醫(yī)學證明檔案保管單位的檔案管理部門。

歸檔的文件材料應當真實完整、圖文清晰、簽字手續(xù)完備。

第六條 出生醫(yī)學證明文件材料歸檔，包括首次簽發(fā)、換發(fā)、補發(fā)材料及《出生醫(yī)學證明》簽發(fā)登記本。

首次簽發(fā)的應有《出生醫(yī)學證明》存根、《出生醫(yī)學證明》申領表；

換領的應有《出生醫(yī)學證明》存根、《出生醫(yī)學證明》申領表及原《出生醫(yī)學證明》等相關(guān)材料；

補領的應有《出生醫(yī)學證明》存根、《出生醫(yī)學證明》申領表、補領《出生醫(yī)學證明》書面情況說明等相關(guān)材料。

第七條 出生醫(yī)學證明檔案管理應當遵循下列規(guī)定

（一）簽發(fā)《出生醫(yī)學證明》機構(gòu)為立檔單位，以機構(gòu)檔案室或病案室為檔案立卷和管理部門；

（二）以一個新生兒為對象作為一件整理，編制卷內(nèi)目錄時作為一個條目；《出生醫(yī)學證明》申領表印制于A4紙正面，存根、有效身份證件復印件粘貼于指定區(qū)域處，其他材料附于后面；

（三）按照《出生醫(yī)學證明》編號順序排列文件；

（四）按照100個編號的文件材料組成一卷；

（五）對卷內(nèi)文件材料用阿拉伯數(shù)字編寫頁號；填寫卷內(nèi)文件目錄（見附件1：卷內(nèi)文件目錄式樣），置于卷內(nèi)首頁之前；填寫卷內(nèi)備考表（見附件2：卷內(nèi)備考表式樣），置于卷末；

（六）填寫案卷封面（見附件3：案卷封面式樣）；去掉文件材料上的金屬物，裝訂成卷；

（七）按檔號順序?qū)妇硌b入檔案盒（見附件4：檔案盒正面和盒脊式樣），根據(jù)案卷厚度也可將若干連續(xù)的案卷裝入同一檔案盒保管；

（八）編制出生醫(yī)學證明檔案案卷目錄（見附件5：出生醫(yī)學證明檔案案卷目錄式樣），加裝封面和封底并裝訂，填寫封面項目（見附件6：出生醫(yī)學證明檔案案卷目錄封面式樣）。

（十）《出生醫(yī)學證明》因無效需要換發(fā)時，原件自換發(fā)之日起作廢，在原存根案卷的封面、目錄或備考表中補充登記，但原件仍需收回與換發(fā)證件存根一起存檔保留。

第八條 出生醫(yī)學證明檔案檔號編制應遵循下列規(guī)定：

（一）檔號的結(jié)構(gòu)為全宗號—類別號—案卷號—出生醫(yī)學證明編號；

（二）全宗號為立檔單位標識，如果是進館單位，可由檔案館確立；

（三）類別號由出生醫(yī)學證明檔案的類別標識、出生醫(yī)學證明檔案所屬年度構(gòu)成，并列成分之間用“·”分開，如2013年出生醫(yī)學證明檔案的類別號為“CSZ·2013”；

（四）案卷號為同一全宗、類別的出生醫(yī)學證明檔案的案卷流水號，從1開始編制；

（五）出生醫(yī)學證明編號既作為文件自身內(nèi)容和屬性的體現(xiàn)，在檔號中也代替文件順序號形式存在。

第九條 出生醫(yī)學證明檔案的保管期限為永久。出生醫(yī)學證明檔案在本機構(gòu)保管滿五年之后，應向同級檔案館移交。

第十條 出生醫(yī)學證明檔案所存放庫房需具備防盜、防光、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等條件，保證檔案的安全。

第十一條 積極推進使用計算機管理出生醫(yī)學證明檔案，有條件的機構(gòu)應當按照相關(guān)要求建立出生醫(yī)學證明電子檔案。

第十二條 各級檔案館和出生醫(yī)學證明檔案保管單位應當依法提供檔案信息查詢服務，依據(jù)檔案出具相關(guān)證明材料。

出生醫(yī)學證明檔案的利用應當遵守下列規(guī)定，并辦理登記手續(xù)：

（一）新生兒監(jiān)護人或新生兒成年后，可憑相關(guān)證件利用被監(jiān)護人或本人出生醫(yī)學證明檔案，他人代辦的，必須提供當事人的身份證明及授權(quán)委托書；

（二）各級人民法院、人民檢察院、公安機關(guān)、國家安全機關(guān)、紀檢監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)依據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，可以憑單位介紹信查閱指定的出生醫(yī)學證明檔案。

（三）律師及其他訴訟代理人在訴訟過程中，持受理案件的法院出具的證明材料及律師執(zhí)業(yè)證書、律師事務所證明等，可以查閱與訴訟有關(guān)的出生醫(yī)學證明檔案；

（四）其他單位、組織和個人要求查閱出生醫(yī)學證明檔案的，應當由出生醫(yī)學證明行政主管部門出具同意查閱證明，經(jīng)檔案保管部門審核后，方可利用；

（五）利用出生醫(yī)學證明檔案的單位、組織和個人，不得公開出生醫(yī)學證明檔案的內(nèi)容，不得損害出生醫(yī)學證明檔案當事人的合法權(quán)益。

第十三條 出生醫(yī)學證明檔案不得外借，僅限于當場查閱、摘抄和復印，復印的出生醫(yī)學證明檔案需加蓋檔案保管部門的印章方為有效；嚴禁涂改、圈劃、批注、污損、偽造、抽換及損毀出生醫(yī)學證明檔案。

第十四條 對違反本辦法規(guī)定，涂改、偽造、損毀、丟失出生醫(yī)學證明檔案或擅自提供利用和復制的，及有其他違反檔案法律法規(guī)行為的，依法追究相應責任。

第十五條 本辦法于印發(fā)之日起施行。

 附件：1.卷內(nèi)文件目錄式樣