解讀13號令 文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表編制

文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表編制

文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表（以下簡稱“保管期限表”）是以表冊形式，列舉檔案的來源、內(nèi)容、形式并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，是檔案收集、鑒定工作的重要指引。《規(guī)定》關(guān)于保管期限表編制要求有3個突出特點(diǎn)：

1. 提出兩個擴(kuò)展

《規(guī)定》要求機(jī)關(guān)保管期限表的編制要做到2個擴(kuò)展：

一是編制主體從機(jī)關(guān)擴(kuò)展到所屬機(jī)構(gòu)，要求機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)都應(yīng)編制保管期限表。當(dāng)然，如果所屬機(jī)構(gòu)不屬于獨(dú)立的立檔單位，應(yīng)當(dāng)將其產(chǎn)生的文件材料納入機(jī)關(guān)保管期限表予以規(guī)范。

二是編制內(nèi)容從文書檔案擴(kuò)展到各個門類，要求“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這一要求，沒有將保管期限表限定為文書檔案保管期限表，實(shí)際上就是要求各機(jī)關(guān)編制包含機(jī)關(guān)所有門類檔案的保管期限表，用以指導(dǎo)收集和鑒定工作。

2. 完善審查要求

《規(guī)定》在明確“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行”的同時，還提出了機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)保管期限表的審查和機(jī)關(guān)保管期限表修訂后的審查要求。對于機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)保管期限表，《規(guī)定》提出應(yīng)由機(jī)關(guān)審查同意后施行，明確機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)保管期限表的審查主體為本機(jī)關(guān)。

這與《規(guī)定》第十條機(jī)關(guān)“對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)”職責(zé)是相呼應(yīng)的。對于機(jī)關(guān)保管期限表的修訂，《規(guī)定》要求“機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時應(yīng)當(dāng)及時修訂，經(jīng)重新審查同意后施行”，提出了機(jī)關(guān)保管期限表的修訂條件和重新審查要求。

換言之，機(jī)關(guān)保管期限表按要求進(jìn)行修訂的，都應(yīng)當(dāng)重新履行審查手續(xù)。如此規(guī)定的原因：

一是保管期限表是開展檔案鑒定工作的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，關(guān)系到檔案的存毀去留；

二是保管期限表是判斷收集、歸檔、鑒定、銷毀工作是否合法合規(guī)的重要依據(jù)，是判定、劃分責(zé)任的重要參考，因而需要充分重視、嚴(yán)格執(zhí)行。

3.明確編制依據(jù)

鑒于機(jī)關(guān)保管期限表的編制內(nèi)容從文書檔案擴(kuò)展到各個門類檔案，因而其編制依據(jù)在國家檔案局令第8號基礎(chǔ)上，增加了規(guī)范科技、照片等門類檔案歸檔范圍和保管期限的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范（參見前表）。各機(jī)關(guān)應(yīng)以上述標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為依據(jù)，參照文書檔案保管期限表的樣式，編制涵蓋機(jī)關(guān)各個檔案門類、同時包含歸檔范圍和保管期限2項(xiàng)內(nèi)容的機(jī)關(guān)保管期限表，真正做到“全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌”。當(dāng)然，對于人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，從其專門規(guī)定即可，不需在機(jī)關(guān)保管期限表中重復(fù)規(guī)定。