檔案智能管理系統(tǒng)的介紹

近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導致的問題日益突顯。

傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

實現(xiàn)檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對檔案流通進行動態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID標簽作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化，從而取代傳統(tǒng)的工作流程。

建立檔案智能管理系統(tǒng)的必要性

檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)以服務(wù)為基礎(chǔ)，所有的服務(wù)都是圍繞庫房這一核心進行。其中的服務(wù)主要包括：庫房環(huán)境數(shù)據(jù)采集服務(wù)、視頻監(jiān)控服務(wù)、短信服務(wù)、郵件服務(wù)、庫房設(shè)備聯(lián)動服務(wù)、檔案服務(wù)、文件存儲服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。各服務(wù)之間協(xié)同運作確保庫房環(huán)境安全、檔案存放安全、管理人員的人身安全，充分體現(xiàn)了檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)實現(xiàn)庫房一體化的先進性和必要性。實現(xiàn)”人防、物防、技防三位一體”的檔案安全防范體系，確保檔案安全。

當前智能信息化時代的洶涌來襲，對檔案人而言，重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”檔案文獻就是要建設(shè)能夠適應智能信息化時代的智能檔案館，想“用好”檔案文獻就是必須在大數(shù)據(jù)環(huán)境中建設(shè)以用戶為中心提供服務(wù)的檔案館。如果說檔案數(shù)據(jù)是“魚”，以往檔案工作模式則相當于“池塘捕魚”，在大數(shù)據(jù)時代，檔案部門面對的檔案數(shù)量規(guī)模大、種類繁多，工作模式一定要更靈活更智能化，否則就相當于“大海捕魚”。因而，智能檔案館的建設(shè)就顯得如此重要。智能檔案館的核心理念是智能服務(wù)，而檔案館要提供智能服務(wù)就要將館舍、檔案、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)以及用戶統(tǒng)一在智能網(wǎng)絡(luò)中，達到有效挖掘、整合、利用各互動要素產(chǎn)生的海里結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)目的。

通常情況下，檔案館在實施RFID 技術(shù)以后，在同樣的數(shù)目或更少的館員的情況下，檔案館的資料管理質(zhì)量會大大地提高。目前，國內(nèi)已有多家省檔案館已經(jīng)實施RFID系統(tǒng)，并已經(jīng)穩(wěn)定開始使用。國家電網(wǎng)、法院、工商、人才市場等單位也已經(jīng)在陸續(xù)試點過程中。未來，將會有更多的RFID智能化檔案館進入實施階段。

檔案智能管理系統(tǒng)建設(shè)方案

融安特檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)將檔案密集架智能化、檔案庫房環(huán)境智能化、檔案資料管理智能化融合在一起，組成全新的檔案庫房一體化智能管理平臺。通過中控系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案庫房環(huán)境管理、檔案資料管理、檔案密集架智能管理統(tǒng)一控制。

檔案智能管理系統(tǒng)概述

智能化檔案管理系統(tǒng)采用先進的無線射頻識別(RFID)技術(shù)和成熟的計算機軟件技術(shù)根據(jù)檔案管理的實際需求而研發(fā)。系統(tǒng)從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點、安全等各個管理環(huán)節(jié)，以RFID作為信息存儲媒介，在RFID芯片中存儲了檔案的基本信息和使用記錄。利用非接觸式的手持式、臺式、通道式RFID讀寫設(shè)備，緊密配合后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時，管理系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的監(jiān)控系統(tǒng)進行聯(lián)動管理，實現(xiàn)系統(tǒng)間的對接;并且將成熟的RFID技術(shù)應用于縣級檔案館，實現(xiàn)與市級檔案信息的交換傳遞匯報。

檔案智能管理系統(tǒng)組成

該系統(tǒng)部署于檔案庫房，由庫房終端、RFID移動終端、RFID電子標簽、智能檔案柜以及配套的軟件管理平臺、門禁系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、周邊防護系統(tǒng)等共同組成。實現(xiàn)對檔案庫房的管理。