檔案存儲模式在中國的發(fā)展歷程

隨著社會的發(fā)展進步，現(xiàn)代檔案存儲模式得到長足的發(fā)展。 目前市場上公司檔案存儲模式大致分為三種：一是自建自管，二是存放檔案館或是尋找傳統(tǒng)供應(yīng)商，三是集中存儲。我們對檔案存儲模式發(fā)展進行了一次初步調(diào)研，在這過程中切身感受到了檔案工作者在實踐中的創(chuàng)新和進取精神。

一、自建自管

由于時代的原因，大部分企事業(yè)單位起初對檔案管理不約而同地選擇了自建自管，很多單位認為這種方式是比較安全的。然而隨著檔案量的日積月累，檔案管理人員工作大大增大，除了要做好前期的歸檔工作，日常也要對檔案的完整性、安全性以及規(guī)范性進行維護，所以要想做好檔案管理工作就要投入大量的人力物力和財力，檔案作為成本部門，自身就產(chǎn)生較大的管理費用，現(xiàn)在辦公場地和人力成本日益上漲，企業(yè)需要承擔(dān)不小壓力。

一些對檔案管理重視程度較低的企業(yè)單位，將各種檔案零散地堆積在眾多資料中，檔案的整理、保護基礎(chǔ)工作做得不夠規(guī)范，缺乏一套規(guī)范完善的檔案管理機制，部分單位財力投入較少，檔案庫房缺少一系列的防護設(shè)備與措施，為檔案的實體安全和信息安全帶來隱患。

檔案管理人員是檔案管理工作的核心，檔案管理人員的素質(zhì)也決定著檔案管理工作的質(zhì)量。在很多檔案自建自管的單位中，檔案管理人員身兼數(shù)職，缺乏專業(yè)性，而外聘人員忠誠度不夠，不能為檔案管理的穩(wěn)定性提供保障。

二、存放檔案館或是傳統(tǒng)供應(yīng)商

隨著社會的發(fā)展，各行各業(yè)經(jīng)濟增長迅猛，檔案的規(guī)模和檔案的內(nèi)容也在不斷的擴大，自有庫房存儲空間逐漸飽和，加之延長紙質(zhì)檔案保管年限的政策出臺，尚在保管期限內(nèi)的紙質(zhì)檔案不能銷毀，因此檔案工作任務(wù)繁重和人力資源匱乏之間的矛盾日益尖銳。為了化解這一矛盾，檔案外包業(yè)務(wù)孕育而生。

異地存儲方式成功的解決了空間問題，然而存放檔案館對于企事業(yè)單位來說，后期的日常維護和調(diào)閱無法及時得到保障。相較而言，傳統(tǒng)供應(yīng)商的優(yōu)勢就顯得略微凸顯，除了提供存儲空間以外，還提供日常維護的服務(wù)工作。

傳統(tǒng)供應(yīng)商一般使用移動密集柜存儲，毋庸置疑，檔案密集架優(yōu)點突出，它節(jié)約占地面積，空間利用效率高，在不擴大庫房基礎(chǔ)上有效增加庫容，較大限度地利用了庫房空間。檔案外包為托管單位節(jié)省了資金投入，日常管理工作更為方便，提高了調(diào)、存效率，節(jié)省人力，較好地滿足了現(xiàn)代檔案存儲及管理的各項需要。

檔案進了密集柜不等于進了保險箱，小編在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)有些長期存放的紙質(zhì)檔案不幸遭到鼠咬、蟲蛀、霉變。檔案作為不可再 生資源，在企事業(yè)單位中有著重要的作用，如果檔案遭到破壞，將會對單位的穩(wěn)定發(fā)展造成負面影響。另外，密集架機動性差，在檔案轉(zhuǎn)運時需要臨時裝箱，耗費時間，不利于檔案迅速安全轉(zhuǎn)移，如何充分發(fā)揮檔案密集架存儲容量大、管理方便等方面的優(yōu)勢，又盡可能地克服檔案密集架的上述不足，揚長避短，已成為檔案工作者的一項重要任務(wù)。

三、立體貨架箱式存儲——檔案存儲方式的創(chuàng)新實踐

面對檔案安全的新挑戰(zhàn)，檔案工作者積極發(fā)揮聰明才智，結(jié)合各自情況，從不同思路、不同角度改革完善檔案存儲模式。在調(diào)研過程中，我們發(fā)現(xiàn)了目前市場上較好的檔案存儲方式，而國內(nèi)較大的專業(yè)檔案管理公司都使用自動化立體貨架箱式存儲模式。

小編了解到，相較傳統(tǒng)供應(yīng)商的移動密集柜存儲方式，自動化立體貨架的箱式存儲在技術(shù)和管理上有了改革創(chuàng)新，也更為安全。高度立體貨架在存儲空間上向上延伸，既增加了檔案存儲密度，又為企事業(yè)單位進一步節(jié)省保管費用;在操作上使用機器人全自動化上下架，快速調(diào)閱，避免了人為差錯，切實保障了檔案的安全;箱式存儲相對獨立，移動靈活，兼有轉(zhuǎn)運裝具功用，不用臨時裝箱，便于緊急情況下檔案轉(zhuǎn)移，減少了檔案受損的可能性。

同時，檔案存儲環(huán)境也得到改善，存儲中的紙質(zhì)檔案經(jīng)過超氧消毒、濕度調(diào)節(jié)，腹膜密封，做到專業(yè)存儲的“十防”設(shè)計要求：防火、防盜、防潮、防水、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染，較大限度的延長原始檔案的壽命。

如果說自管自建是1.0時代，存放檔案館或傳統(tǒng)供應(yīng)商是2.0時代，那么立體貨架箱式存儲就是3.0時代。雖然各種存儲模式都有自己的優(yōu)缺點，但是在新形勢下，檔案管理工作要創(chuàng)新，要與時代接軌，通過不同途徑以實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、科學(xué)化，提高 檔案管理工作的質(zhì)量和水平。