解讀丨紙質(zhì)歸檔文件裝訂前需要做什么？修整

編者按：

6.1 修整 6.1.1 歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

6.1.2 歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù);字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。

6.1.3 歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

6.1.4 對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

來源：DA/T 22—2015《歸檔文件整理規(guī)則》

以下為整理匯總內(nèi)容，僅供參考。

一、修裱破損文件修裱是指使用專門的粘合劑和選定的紙張對破損歸檔文件進(jìn)行“修補(bǔ)"或“托裱"，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強(qiáng)度，延長壽命。歸檔文件修裱的具體操作方法應(yīng)按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》(DA/T25一2000)執(zhí)行。

1.修裱原則

(1)適宜性原則修裱所用材料應(yīng)具有zui適宜延長文件壽命的強(qiáng)度和特性，修裱材料和技術(shù)方法不得對制成材料產(chǎn)生副作用或損害。

(2)相似性原則修裱所用材料應(yīng)與被修裱文件載體具有相類似的厚度、顏色和結(jié)構(gòu)。(3)可逆性原則修裱所用材料和技術(shù)方法應(yīng)具有可逆性。修裱處理后的文件材料，在必要時(shí)應(yīng)能通過再處理使文件載體與其修裱材料相分離。

2.質(zhì)量要求

(1)修裱成品應(yīng)保持原貌，不得損害原件上任何歷史痕跡，不得造成文字等信息洇褪擴(kuò)散;

(2)修裱成品應(yīng)具有較高的耐折度和撕裂度，以利于延長文件壽命;

(3)修裱成品應(yīng)薄且光潔、舒展平整、質(zhì)地柔軟。裱件不崩裂，不變形走樣，托紙與歸檔文件原件不得形成空殼;

(4)需要裝訂的裱件，在修裱、整裁后應(yīng)留有裝訂邊，以便裝訂。

3.修裱技術(shù)

(1)修裱前準(zhǔn)備歸檔文件修裱前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檢查，了解文件制成材料(如紙張、字跡等所屬類型及損壞程度)，以便采取合適的材料和方法進(jìn)行處理和修裱。檢查的內(nèi)容主要包括：一是檢查待修裱歸檔文件破損、蟲霉?fàn)顩r，確定破損等級和修裱技術(shù)處理方法。二是檢查字跡材料。修裱前應(yīng)檢查文件字跡材料遇水或有機(jī)溶劑泅化、擴(kuò)散、褪色等情況，確定對字跡進(jìn)行加固處理的方式，以及采用干托法、濕托法等技術(shù)處理方法。三是檢查紙張材料。修裱前應(yīng)根據(jù)紙張材料所屬種類，準(zhǔn)確選擇修裱托紙、補(bǔ)紙。檢查紙張酸度，pH值<7時(shí)，應(yīng)先作去酸處理。檢查結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)修裱原則和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，針對歸檔文件破損、蟲蛀、霉變及紙張、字跡材料狀況，制定修裱方案并對擬修裱歸檔文件進(jìn)行預(yù)處理。預(yù)處理的目的在于消除歸檔文件上面存在的有害因素，為修補(bǔ)、托裱創(chuàng)造條件，主要包括：除塵、消毒、去污、去酸、字跡加固等。珍貴的文件材料應(yīng)先拍照后修裱。

(2)修裱方法一般來說，嚴(yán)重破損的歸檔文件，特征為紙張整體強(qiáng)度差，霉?fàn)€、脆化、粘結(jié)嚴(yán)重，應(yīng)采取修補(bǔ)、托裱技術(shù)進(jìn)行加固修復(fù);一般破損的歸檔文件，特征為紙張整體強(qiáng)度尚可，但存在多處蟲蛀、粘結(jié)、破損現(xiàn)象，應(yīng)視其具體情況采取托裱或修補(bǔ)技術(shù)進(jìn)行加固修復(fù);輕微破損的歸檔文件，特征為紙張整體強(qiáng)度較好，但局部有殘缺、破損痕跡，應(yīng)采用修補(bǔ)技術(shù)對進(jìn)行修整。修補(bǔ)是對殘破文件進(jìn)行局部修整的技術(shù)方法，主要包括補(bǔ)缺、補(bǔ)洞等。補(bǔ)缺是將殘破口刮毛，并將補(bǔ)紙撕成與殘破口相符的毛囗狀，刷上漿糊，使之粘合。補(bǔ)洞是用毛筆蘸稀漿糊抹在破洞周圍，然后用選好的紙張把洞補(bǔ)好。修補(bǔ)過的文件由于局部受潮和漿糊的作用，會(huì)產(chǎn)生不平的現(xiàn)象，需要經(jīng)過悶水、壓平、倒干，使補(bǔ)出來的文件平展。托裱分濕托法和干托法兩種。濕托法適用于字跡遇水不擴(kuò)散的文件，方法是在文件背面刷漿，然后托上一層新紙，托裱出來的文件比較平整和牢固，操作技術(shù)較易掌握，故較為常用。干托法適用于字跡遇水?dāng)U散的文件，方法是在托紙上刷漿，待撤潮后將其浮蓋在文件的背面，用棕刷排實(shí)，上墻晾干。操作過程中文件接觸水分較少，不會(huì)使字跡擴(kuò)散，但技術(shù)要求高由于修裱工具、材料比較繁多，技術(shù)復(fù)雜，對操作人員要求較高，一般建議機(jī)關(guān)借助檔案館力量進(jìn)行嚴(yán)重破損歸檔文件的修裱。有條件的機(jī)關(guān)，可以對一般破損、輕微破損歸檔文件進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。

二、復(fù)制字跡模糊或易退變的文件字跡材料的耐久性是關(guān)系到檔案壽命長短的重要因素。文件字跡材料發(fā)生退變，如退色、擴(kuò)散等而變得模糊不清時(shí)，就會(huì)影響檔案的利用。在這種情況下，一般通過對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制的方式保護(hù)檔案信息安 全。決定文件字跡材料耐久性的因素包括字跡色素成分和字跡轉(zhuǎn)移固定方式。對于傳統(tǒng)書寫材料來說，zui耐久的是以碳黑為色素成分、以結(jié)膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比較耐久的是以顏料為色素成分、以結(jié)膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍(lán)黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，如純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆油、印臺(tái)油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。隨著信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，如今比較常見的是計(jì)算機(jī)打印字跡、靜電復(fù)印字跡、傳真文件字跡。其中計(jì)算機(jī)打印字跡包括針式打印字跡、噴墨打印字跡和激光打印字跡。傳真文件字跡包括感熱記錄字跡、噴墨記錄字跡、靜電記錄字跡。一般認(rèn)為，現(xiàn)今的激光打印字跡、靜電復(fù)印字跡、靜電記錄字跡優(yōu)于噴墨打印字跡和噴墨記錄字跡。激光打印字跡、靜電復(fù)印字跡、靜電記錄字跡的耐久程度介于墨汁與藍(lán)黑墨水之間，但容易受到高溫、摩擦、折疊和有機(jī)溶劑的影響。針式打印字跡、感熱記錄字跡耐久性zui差，字跡材料容易發(fā)生退色、擴(kuò)散等而變得模糊不清。不過，有些早期的激光打印字跡、靜電復(fù)印字跡、靜電記錄字跡耐久性也較差，需要引起注意。對字跡模糊或易退變的歸檔文件，目前一般采用靜電復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。比如鉛筆字跡、針式打印字跡、感熱記錄字跡以及其他易發(fā)生退變的文件，須復(fù)制后才能歸檔。為保證復(fù)印質(zhì)量，復(fù)印時(shí)應(yīng)要慎重選擇紙張和復(fù)印設(shè)備，并且采用單面方式復(fù)印。

三、去除不合格裝訂用品文件制作時(shí)普遍使用的裝訂用品，如訂書釘、曲別針、大頭針等，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。塑料裝訂夾、塑料封等塑料裝訂用品，保存較長時(shí)間后會(huì)氧化變脆，造成斷裂，有的甚至產(chǎn)生損害文件紙張的物質(zhì)，影響對文件檔案的管理和使用?！兑?guī)則》6.1.3規(guī)定，歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品，以避免對歸檔文件的潛在危害。原裝訂方式符合保管期限要求的，也可以不去除原裝訂用品。

四、幅面過大紙張折疊除上述三種情況外，在裝訂前還可能面臨幅面過大紙張的折疊問題。實(shí)際工作中，一些特殊形式的文件，如報(bào)表、圖樣等，紙張幅面大于A4規(guī)格。由于檔案盒尺寸是按照A4紙張的大小設(shè)計(jì)的，為方便將來文件裝盒，就需要對超大紙張加以折疊。進(jìn)行折疊操作時(shí)，要注意控制折疊數(shù)，并將文件的首頁標(biāo)題露出，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外。文件頁數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。對于底圖，嚴(yán)禁折疊。