《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》

　　在檔案室向綜合檔案室、數(shù)字檔案室轉(zhuǎn)型過程中，為避免電子檔案流失、再次陷入電子檔案門類單一的境況，組織機構(gòu)明確電子文件歸檔范圍時，首先需確定的是本單位已經(jīng)運行和將要新建的業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成哪些門類的電子文件應(yīng)該歸檔，之后方能進(jìn)一步規(guī)定某門類電子文件的歸檔范圍和保管期限表。本篇內(nèi)容為對《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》6.1 電子文件歸檔范圍各項條款內(nèi)容的解讀。

　　標(biāo)準(zhǔn)全文：電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范(GB/T 18894-2016)

　　6.1.1

　　反映單位職能活動、具有查考和保存價值的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)收集、歸檔。

　　組織機構(gòu)開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作，首先要明確本單位應(yīng)歸檔的電子文件門類，保證本全宗內(nèi)電子檔案門類齊全、完整。同時，要督導(dǎo)有關(guān)內(nèi)設(shè)職能部門將電子文件的收集、歸檔作為本部門基礎(chǔ)性工作抓牢抓實，利于在信息時代保存組織機構(gòu)客觀、完整的歷史記錄。

　　組織機構(gòu)應(yīng)開展哪些門類電子文件歸檔工作，需根據(jù)本單位電子文件形成實際確定。當(dāng)前，各單位、尤其是涉及民生服務(wù)單位形成的電子文件門類主要有：

　　(1)聲像類、網(wǎng)頁類電子文件。其中，聲像類電子文件包括照片錄音、錄像類電子文件;(2)文書類電子文件。組織機構(gòu)建設(shè)、應(yīng)用了辦公自動化系統(tǒng)且形成了文書類電子文件，則需開展文書類電子文件歸檔工作;(3)專業(yè)類電子文件。組織機構(gòu)是否需要開展專業(yè)類電子文件歸檔工作，要基于兩方面情況加以判斷。第 一，組織機構(gòu)建設(shè)、應(yīng)用了業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其形成的電子文件列入了國家基本專業(yè)檔案目錄，則該門類電子文件應(yīng)歸檔。目前，國家檔案局已經(jīng)以檔函〔2011〕261號、檔函〔2011〕273號文印發(fā)了兩批共100種國家基本專業(yè)檔案目錄。全文：國家基本專業(yè)檔案目錄(第   一批、第二批共100種)第二，組織機構(gòu)建設(shè)、應(yīng)用了業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其形成的電子文件雖未列入國家基本專業(yè)檔案目錄，但記錄了組織機構(gòu)履行主要業(yè)務(wù)職能的客觀事實，則該專業(yè)類電子文件應(yīng)歸檔。(4)科技類電子文件。在各門類電子文件之中，科技類電子文件歸檔工作難度稍高。在科研項目、產(chǎn)品設(shè)計和生產(chǎn)、項目建設(shè)、設(shè)備儀器采購等工作中，應(yīng)歸檔文件材料形成渠道眾多，內(nèi)容復(fù)雜，例如一些重點建設(shè)項目周期長，且涉及建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工位和監(jiān)理單位等多個部門，在項目建設(shè)全程形成的文件多為紙質(zhì)與電子混摻，有時紙質(zhì)文件材料占比較重，具有明顯的雙軌制特征。例如，重點建設(shè)項目申報需提交的可行性研究報告、環(huán)境評估報告、節(jié)能報告、安全評估報告等文件，在編制單位大都有電子文件形成，但是受知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等客觀因素影響，編制單位常以紙質(zhì)文件提交給委托編制單位，基于重點建設(shè)項目并聯(lián)審批系統(tǒng)申報時，也只能以紙質(zhì)文件遞交申報材料，項目審批單位或項目建設(shè)單位通常只能歸檔這些紙質(zhì)文件材料。此外，經(jīng)過多年的研究與實踐，生產(chǎn)型企業(yè)的計算機輔助設(shè)計與輔助制造系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的二維、三維圖形類電子文件、數(shù)據(jù)庫類電子文件等的歸檔工作已經(jīng)取得了一定成效。在科技、專業(yè)等類電子文件中，部分業(yè)務(wù)活動生成的電子文件以純關(guān)系型數(shù)據(jù)庫文件(即結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))形成、存儲，或以數(shù)據(jù)庫文件和電子文檔、圖像文件(即非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù))混合生成，如信訪、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、人力資源管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)。存儲在數(shù)據(jù)庫文件中的各種信息，凡具有保存和查考價值的應(yīng)列入歸檔范圍，例如統(tǒng)計數(shù)據(jù)、辦理意見、培訓(xùn)成績、生產(chǎn)工具清單數(shù)據(jù)等。

　　在一些數(shù)據(jù)庫文件中，歸檔時需從不同數(shù)據(jù)表文件中分別提取信息并組合形成一份新的電子文件歸檔。例如某行業(yè)性培訓(xùn)中心的培訓(xùn)考試管理系統(tǒng)，為每位接受過培訓(xùn)的干部職工建立了基礎(chǔ)信息表，包括單位名稱、姓名、性別、出生年月、身份證件號、政治面貌、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、家庭住址、電話、電子郵箱等，基礎(chǔ)信息表應(yīng)歸檔保存;另設(shè)計、建立了培訓(xùn)考試登記表，用來記錄每個接受培訓(xùn)的干部職工學(xué)習(xí)情況，并通過關(guān)鍵指針，例如身份證件號與基礎(chǔ)信息表關(guān)聯(lián)，培訓(xùn)考試登記表包括培訓(xùn)班名稱、姓名、身份證件號、職務(wù)、職稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)課程、考核成績等。歸檔時需從基礎(chǔ)信息表中提取單位名稱、性別、政治面貌、電話、電子郵箱等信息，與每次培訓(xùn)考試登記表合并形成新的數(shù)據(jù)表文件歸檔。

　　6.1.2

　　文書類電子文件歸檔范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等執(zhí)行。

　　機關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和其他組織形成的文書類電子文件歸檔范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號)執(zhí)行。自2006年發(fā)布國家檔案局令第8號以來，組織機構(gòu)依據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，編制本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并通過了同級檔案主管部門審批，這同樣適用于文書類電子文件的收集和歸檔。

　　企業(yè)形成的管理類電子文件歸檔范圍按《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第10號)執(zhí)行。自2012年發(fā)布國家檔案局令第10號以來，國有企業(yè)依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，編制本單位文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表，并通過了同級檔案主管部門審批，也適用于管理類電子文件的收集和歸檔。

　　全文：《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號)

　　全文：國家檔案局令 第10號 企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定

　　6.1.3

　　照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821—2002執(zhí)行。

　　本標(biāo)準(zhǔn)報批后，國家檔案局先后批準(zhǔn)發(fā)布了DA/T50-2014《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》、DA/T78-2019《錄音錄像檔案管理規(guī)范》等兩項標(biāo)準(zhǔn)。基于GB/T11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)要求，DA/T50-2014《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》對照片類電子文件的歸檔范圍作了進(jìn)一步的擴展和細(xì)化，兩項標(biāo)準(zhǔn)所述照片類電子文件歸檔范圍如表1所示。錄音錄像類電子文件歸檔范圍應(yīng)按照DA/T 78-2019《錄音錄像檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。

　　表1 兩項標(biāo)準(zhǔn)的照片類電子文件歸檔范圍列表

　　6.1.4

　　科技類電子文件的歸檔范圍按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　目前，除DA/T28-2018《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》外，國家檔案局和部分行業(yè)主管部門聯(lián)合印發(fā)的相關(guān)文件也可以參照執(zhí)行，例如，有關(guān)項目建設(shè)的《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》(檔發(fā)〔2016〕11號)、《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》(檔發(fā)〔2008〕3號)，有關(guān)科研領(lǐng)域的DA/T2-1992《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》等。雖然GB/T11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》沒有明確歸檔范圍，其中的第4章關(guān)于組卷方法、第5章的各項要求也間接地表述了應(yīng)歸檔科學(xué)技術(shù)類文件材料的類別，可以參照執(zhí)行。建設(shè)項目形成的電子文件歸檔范圍應(yīng)按照DA/T28-2018《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》附錄B給出的要求執(zhí)行。

　　6.1.5

　　各種專業(yè)類電子文件歸檔范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　專業(yè)類電子文件歸檔范圍，專業(yè)主管部門有專門規(guī)定的，應(yīng)從其規(guī)定。例如，《審計署辦公廳關(guān)于印發(fā)〈審計署審計文件材料立卷歸檔操作規(guī)程和審計署審計檔案保管期限規(guī)定〉的通知》(審辦辦發(fā)〔2013〕14號)、《關(guān)于印發(fā)《全國稅務(wù)機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的通知》(國稅發(fā)〔2008〕64號)，等等。專業(yè)主管部門沒有專門規(guī)定的，可參照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號)執(zhí)行。

　　為規(guī)范全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺電子文件歸檔工作，國家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T85-2019《政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔規(guī)范》，各單位在辦理政務(wù)服務(wù)事項(包括行政權(quán)力事項和公共服務(wù)事項)過程中形成的電子文件，其歸檔范圍、保管期限表編制等均可遵照執(zhí)行。

　　6.1.6

　　郵件類電子文件的歸檔范圍按照DA/T 32—2005等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　DA/T32-2005《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》規(guī)定了公務(wù)電子郵件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍，郵件類電子文件的歸檔要遵照執(zhí)行。該標(biāo)準(zhǔn)6.3.1概括性地明確了公務(wù)電子郵件的歸檔范圍，即反映單位工作活動并具有查考利用價值的公務(wù)電子郵件應(yīng)歸檔，以及和歸檔紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的公務(wù)電子郵件需歸檔保存。該標(biāo)準(zhǔn)6.3.2則針對一件公務(wù)電子郵件明確了歸檔范圍，包括電子郵件正文、附件、收發(fā)日志，以及題名、發(fā)送人、接收人等元數(shù)據(jù)，如表2所示。

　　(編輯備注：最 新版《公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則》(DA/T 32-2021)全文)

　　表2 公務(wù)電子郵件歸檔范圍

　　6.1.7

　　網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件歸檔范圍可參照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。

　　網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件是近幾年出現(xiàn)的新類型電子文件，2017年5月15日印發(fā)的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)政府網(wǎng)站發(fā)展指引的通知》(國辦發(fā)〔2017〕47號)明確指出“網(wǎng)頁歸檔是對政府網(wǎng)站歷史網(wǎng)頁進(jìn)行整理、存儲和利用的過程。政府網(wǎng)站遇整合遷移、改版等情況，要對有價值的原網(wǎng)頁進(jìn)行歸檔處理?！?/p>

　　國家檔案局為規(guī)范網(wǎng)頁等類電子文件歸檔與電子檔案管理工作，組織開展了相關(guān)研究和標(biāo)準(zhǔn)編制工作，并于2019年發(fā)布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T80-2019《政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔指南》，網(wǎng)頁類電子文件的歸檔范圍應(yīng)按其規(guī)定執(zhí)行，社交媒體類電子文件可參照該行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第8號)執(zhí)行。